I.
Dalam beberapa hal email memang meniru snail
mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat
jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email.
Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu :
1.
Point to Point
Maksudnya adalah
mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia
terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini
dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.
2.
Carbon Copy / CC
Pengertian carbon,
di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!)
menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah
email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke
alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali
dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.
3.
Blind Carbon Copy / BCC
Ini adalah variasi dari CC.
Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim,
bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut
dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena
ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk
mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut
tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk
itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”,
selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa
tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All
Headers.
4.
Distribution List
Pengertian distribution
list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya, karena ini lebih
berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal,
artinya tidak terintegrasi dengan email client yang digunakan.
Yang dimaksud dengan distribution
list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu
arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan
informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai
perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak
mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus
dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini.
Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat
tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat
email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.
Untuk menjadi pelanggan,
biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang
ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat
email mereka ke database pelanggan secara manual.
5.
Discussion List
Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer
dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya
memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk
mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang
bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan
yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.
Untuk dapat bergabung ke
dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription
(mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak
memerlukan intervensi seorang administratur yang mengelola milis, baik untuk
menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti
itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.
Akan tetapi kadang-kadang
ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan
mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seorang
administratur milis menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama
kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan
keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh
dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email
administratur, dan sebagainya.
0 komentar: